O Grupo Promedia (Ames, A Coruña) lanzou Acceptaflow, unha aplicación na nube deseñada para axudar a autónomos e pequenas empresas a xestionar dunha forma máis sinxela todo o proceso relacionado cos seus orzamentos. Segundo explican, a plataforma permite crear orzamentos profesionais, envialos de forma segura aos clientes e coñecer que ocorre con cada proposta despois de enviala. “E todo isto”, engaden, “desde un único lugar, evitando traballar con diferentes versións de documentos, correos electrónicos ou arquivos dispersos”.
Acceptaflow está dirixida, en xeral, a autónomos e pemes que necesitan mellorar a xestión da súa actividade comercial e profesionalizar a presentación e o seguimento dos seus orzamentos.
Para o grupo con sede en Milladoiro (Ames), “a súa formulación resulta especialmente interesante para empresas e profesionais de sectores como as obras, as reformas e as instalacións técnicas, que serán algúns dos principais ámbitos aos que se dirixirá inicialmente a plataforma”. Engaden que tamén pode ser útil para actividades como a arquitectura e o interiorismo, o desenvolvemento web e de software, o deseño gráfico, a fotografía e o vídeo, os servizos xurídicos, a organización de eventos ou o cátering, entre outros sectores nos que a elaboración e seguimento de orzamentos forma parte habitual do proceso comercial.
Todo o proceso do orzamento, desde un único lugar
Explican que “con Acceptaflow, o profesional pode crear orzamentos incorporando conceptos, descricións, cantidades, prezos, impostos, descontos e datas de validez”. O sistema xera posteriormente un documento profesional personalizado coa imaxe de marca de cada negocio.
Unha vez preparado, o orzamento pode enviarse directamente desde a propia aplicación. O cliente recibe un correo electrónico personalizado e accede á proposta mediante unha ligazón e un código único, sen necesidade de xestionar arquivos adxuntos ou diferentes versións do mesmo documento. A aplicación permite ademais coñecer o estado de cada orzamento en tempo real: “O profesional pode saber se unha proposta foi enviada, vista, descargada, aceptada, rexeitada ou venceu, mantendo un historial dos cambios realizados”, apuntan dende o Grupo Promedia, engadindo que esta información permite realizar un seguimento comercial máis preciso: “No canto de ter que chamar ou escribir a un cliente sen saber se revisou a proposta, o profesional pode coñecer cando se produciu cada interacción e decidir mellor cando realizar un seguimento”.
Así, nunha única pantalla pódense consultar todos os orzamentos enviados e coñecer en que punto se atopa cada un deles. O obxectivo é reducir o tempo dedicado a tarefas administrativas e facilitar que autónomos e empresas poidan centrarse naquelas oportunidades comerciais que realmente seguen activas.
Unha opción para os traballos que requiren tempo antes de elaborar o orzamento
Entre as funcionalidades de Acceptaflow atópase tamén un sistema opcional de pago previo, pensado para aqueles casos nos que a preparación dun orzamento require un traballo significativo antes de poder presentar unha proposta. “En determinados sectores, elaborar un orzamento pode implicar desprazamentos, visitas a obra, medicións, análises técnicas ou varias horas de traballo previo; nestes casos, o profesional pode establecer un importe para desbloquear o acceso ao orzamento”, apuntan dende Promedia, engadindo que “a funcionalidade é completamente opcional e cada usuario decide en que orzamentos quere utilizala”. De feito, para propostas habituais ou clientes recorrentes, pode seguir utilizando o proceso tradicional de envío sen ningún tipo de pago previo.
Cando esta opción está activada, o cliente pode realizar o pago con tarxeta a través da plataforma para acceder ao orzamento. Se finalmente contrata o servizo, ese importe pode descontarse do prezo final. Desta forma, o pago previo pode utilizarse como unha maneira de compensar o tempo e os
Un dos obxectivos de Acceptaflow é axudar aos profesionais para reducir o tempo que dedican a xestionar orzamentos e, ao mesmo tempo, ofrecerlles máis información sobre a evolución de cada oportunidade comercial. Con Acceptaflow, persoas autónomas e empresas poden saber que orzamentos foron revisados, cales seguen pendentes e cales foron aceptados ou rexeitados. Desta maneira, o seguimento deixa de depender unicamente de follas de cálculo, correos electrónicos ou recordatorios manuais. A información sobre cada orzamento fica así centralizada e accesible desde a propia aplicación: “Queriamos desenvolver unha ferramenta centrada especificamente no proceso de elaboración e seguimento de orzamentos. Moitas pequenas empresas traballan con documentos, correos e diferentes versións dunha mesma proposta, pero despois teñen pouca información sobre que ocorre cando o orzamento chega ao cliente”, explican desde Grupo Promedia, apuntando que “Acceptaflow posibilita centralizar ese proceso, desde a creación ata a aceptación ou o rexeitamento. O pago previo é unha funcionalidade adicional para aqueles casos nos que preparar un orzamento require un traballo previo importante, pero cada profesional decide se quere utilizala ou non”.
Acceptaflow xa se atopa operativa e ofrece un plan de balde para que autónomos e pequenas empresas poidan comezar a empregar a plataforma.
