A Xunta regula cunha nova técnica a creación e xestión de documentos electrónicos

A Xunta de Galicia vai regular a creación e xestión dos documentos electrónicos xerados pola actividade da Administración mediante unha nova norma técnica. Trátase dunha ferramenta, publicada este martes 19 de maio no Diario Oficial de Galicia que busca “garantir a autenticidade, fiabilidade e dispoñibilidade documental, o dereito de acceso e a conservación do patrimonio documental”.
Con este obxectivo, a política recolle, mediante doce epígrafes, os principios estratéxicos, os procesos de xestión documental, os axentes implicados e as responsabilidades, os instrumentos para a xestión e as directrices para a súa implantación.
Téñense en conta todas as partes da secuencia documental desde o seu nacemento ou creación ata a súa transferencia ao arquivo electrónico, ben para a súa conservación ou consulta como para a súa eliminación. Trátase dun ciclo de vida que inclúe a captura, o rexistro, a clasificación, a descrición, o acceso, a cualificación, a conservación, a transferencia e a eliminación.
As Consellerías de Cultura, Lingua e Xuventude e de Facenda e Administración pública forman parte dos axentes implicados nesta ferramenta, xunto aos órganos competentes na xestión de procedementos e servizos xeradores de documentos electrónicos e en materia de formación do persoal empregado público como son a Comisión de Seguridade e Goberno electrónico, o Consello de Avaliación Documental de Galicia e o Consello de Arquivos de Galicia.
A Xunta informou que “estes representantes participarán en procedementos periódicos de supervisión que verifiquen o correcto funcionamento da normativa, así como na súa revisión e actualización cando así se precise debido a modificacións lexislativas, melloras polo uso das novas tecnoloxías e novos casos de aplicación”.
Dende o Goberno galego tamén destacan os instrumentos para a xestión documental, entre os que se inclúen o catálogo de sistemas dixitais, o inventario de información administrativa, o catálogo de procedementos ou os servizos e de tipoloxías documentais.
Amais, inclúense ás directrices funcionais, tecnolóxicas, operativas e organizativas que permiten o éxito desta norma e os modelos tecnolóxicos, de dixitalización e de conservación, así como aspectos relativos ao ciclo de vida do documento electrónico, ao procedemento de destrución ou ao plan de xestión de riscos.
A Xunta conclúe lembrando que “este recurso busca facilitar e sistematizar o labor dos traballadores” e con este obxectivo “impulsarase que a formación de todo o persoal implicado na xestión de documentos electrónicos estea presente nos plans de formación continua da Administración”.